Korrastatud kirjutuslaud aitab tööülesandeid õigeaegselt ja sihipäraselt lahendada. Seepärast kasuta võimalust ja leia sobib ajahetk oma töölaua korda tegemiseks ja loomaks omale parimal viisil toimiv dokumendisüsteem.

Mõlemad paberivirnad kirjutuslaua paremapoolses küljes tunduvad oma aukartustäratava kõrguse tõttu juba uskumatutena, sest nad seisavad ikka veel stabiilsetena. Kolm pesemata kohvikruusi tõendavad veel omakorda, et see kolleeg ei märka töösse sukeldudes enam oma ümbritsevat keskkonda mitte vähemalgi määral. Ka arvutiekraanil läigivad vastu näpujäljed ning klaviatuur omab märkimisväärset toiteväärtust – seda siis lugematute kohviplekkide, rasvaste näpujälgede ja saiapuru tõttu. See on suhteliselt tavapärane situatsioon iga kontori argipäevast. Kuid seda saab vältida.

Saksamaal läbiviidud uurimuse tulemuste kohaselt, mida teostati alates kahekümneaastaste bürootöötajate hulgas, tunnistavad pea pooled küsitletutest, et kahjuks jääb neil korralikkusest ja organiseeritusest tööasjades vajaka. Neljandik küsitletavatest kirjeldas ennast kui täielikku kaost tekitada oskavat indiviidi. Samal ajal pannakse enamikes kontorites rõhku puhtusele ja väärtustatakse korralikkust.

Kaotades paberikuhjad vähendad oluliselt otsimisele kuluvat aega

„Korras töölaud hoiab ka vaimu korras!“, nii kinnitavad ajaplaneerimise konsultandid. Samas on mõisted „korrastatud“ ja „korralik“ kahtlemata mitte ühetähenduslikud mõisted ja võivad individuaalselt palju varieeruda. Kui inimene suudab mõelda protsessipõhiselt ja vastavalt protsessi staatusele suudab järeldada, kus asuvad hetkel vajalikud dokumendid, on tegelikult tema töölaud hästi organiseeritud.

Kui vajalike dokumentide otsimisele kuluv aeg muutub liiga pikaks ning põhjustab töökvaliteedi langust, on vaja teha sellest järeldusi. Sagedasim põhjus, miks töötajad pöörduvad abi saamiseks konsultantide juurde, ongi just pikaks muutunud otsimisaeg töötamisel kirjutuslaual olevate dokumentidega. Seejuures ei ole tegu mingit kindlat tüüpi inimestega, kuid ühine läbiv joon on halb organiseerimisvõime. See, kuidas üht või teist töötajat kõige paremini aidata saaks, vajab eelnevat individuaalset analüüsi. Siiski on üks kõikidele abivajajatele sobiv nõuanne: ärge kuhjake dokumente hunnikutesse. Iga paber peab koheselt saama oma õige koha peale.

Headeks abivahenditeks on seejuures erinevad kaustad, registraatorid, püstised ja horisontaalsed plastiksahtlid, kuhu on mugav üksikuid paberdokumente asetada. Ka selge markeeringuga plastiksahtel kirjutuslaual sissetuleva posti jaoks aitab korraldada ja struktureerida tööd dokumentidega: ühest küljest teavad kaastöötajad selle abil, kuhu nad sulle adresseeritud paberid asetama peavad, teisest küljest näed sa ka ise selgelt juba ühe kiire pilguga, milliseid uusi materjale on sulle laekunud.

Top 3-e kuuluvad ülesanded lahenda samal päeval

Põhimõtteliselt on vaja enda jaoks omaks võtta ja kinnistada vaid mõned kindlad tööprintsiibid, et säiliks ülevaade oma töölauast. Tegelikkuses on need suhteliselt banaalsed reeglid, nagu nt. eelpool mainitud paberikuhjade keelustamise reegel. Tänapäeval ei ole võimalik enam säilitada asjadest ülevaadet hoides kogu informatsiooni vaid oma peas, selleks on üldjuhul kirjutuslauad tulenevalt ülesannete paljususest liiga ülekoormatud. Seepärast ei toimi enam ka väga nn. kartoteegipõhine süsteem, kui välja arvata tõepoolest puhtalt tähtaegadega seotud asjatoimetused nagu nt. kutsed jms. Samas kasutatakse nt. Saksamaal kartoteeke palju sagedamini, kui arvata osatakse ning sellest saab järeldada, et nii mitmeski büroos töötatakse sarnaselt nagu sada aastat tagasi.

Tänapäeval peetakse vältimatuks aktiivsete tööülesannete „listi“ pidamist. Nendes listides ei seisa mitte ainult lahendamist vajavad ülesanded, vaid ka märge selle kohta, millal mida tegema peab. Selline planeerimine peaks toimima vähemalt nädalakaupa - elektroonilise listi eelis on see, et veel tegemata töid ei pea siis uuesti üles märkima. Kui oled loonud endale kirjeldatud ülesannete listi, siis tuleks iga tööpäeva alguses valida kolm kõige prioriteetsemat toimingut ja jälgida, et need saaks kindlasti selle päeva jooksul lahendatud.

Kas elektrooniline või paberkandjal olev süsteem – see on maitseasi

Laias laastus on see maitseasi, kas oma ülesannete listi peetakse paberkandjal või elektrooniliselt – oluline on leida enda jaoks sobiv ja parimalt toimiv lahendus. Paljudes ettevõtetes kasutatakse kohustuslikus korras elektroonilisi kalendreid, mis võivad olla omakorda seotud veel paljude teiste funktsioonidega nagu nt. koosolekute korraldamisega ja ühiste nõupidamisruumide broneerimisega – sellisel juhul ei ole töötajal enam valikut. Kas kasutada infotehnoloogia erinevaid võimalusi ei ole põhiküsimus: näiteks on paljudes meditsiinikeskustes kaustuses peaasjalikult ainult elektroonilised dokumendid, sest IT areng võimaldab seda tänapäeval juba suurepäraselt.

Kuid niipea, kui kasutuses on ka paberdokumendid, tuleb lahendada esmajärjekorras nende organiseerimise küsimus ja alles seejärel analoogselt luua süsteem ka arvutis. Ideaalis tuleks igal juhul leida ükskõik milline vajalik dokument töölaualt ühe liigutusega.

Nõuded töölauale, mis on seotud klienditeenindusega

Töölaudade puhul, mis on seotud ka klienditeenindusega, peaks tööandja tegema ettekirjutusi, milline peaks kirjutuslaud välja nägema ja mil moel see peaks korrastatud olema. Sellisel juhul peab iga üksik töölaud olema seotud kogu ülejäänud ettevõtte struktuuriga. Nii väldib ebamugavat situatsiooni, milles kliendile tuleb kahetsusväärselt teatada, et kahjuks ei leita tema dokumente seetõttu üles, et need asuvad teise kaastöötaja laual ja neid ei suudeta sealt leida.

Allikas: www.monster.de

Kui sulle see lugu meeldis, siis toeta sõltumatut rohelist meediat   Anneta