Augustikuu tähendab paljudele uut tööperioodi
algust. Tubli puhkaja on täis indu ja tahtmist uusi väljakutseid vastu võtta.
Kuidas aga alustada nii, et kohe ennast hingetuks tormama ei peaks? Mida teha laual
vastuvaatavate paberikuhjadega või tuhandete lugemata e-kirjadega? Just nendest teemadest ajajuhtimise spetsialist Ardo Reinsalu seekord kirjutabki.

Et kohe mitte stressi küüsi langeda, soovitatakse alustada rahulikult. Kui puhkus on reisides möödunud, soovitatakse naasta pigem päevake või kaks varem, et mitte otse lennujaamast kontorisse tormata. Väike tagasivaade puhkusele, suhtlemine sõprade ja sugulastega, muljetamine – kõik see aitab kinnistada puhkuse positiivset mõju. Kunagi liikus internetis naljakiri sellest, kuidas tuleks puhkuselt naasvat kolleegi kohelda – alustada vaikselt paberikrabinaga ja harjutada kontorihäältega! Tegelikult on selles oma tõde olemas.

Ära planeeri esimesele tööpäevale kohtumisi ega suuri probleeme. Alusta lihtsamatest tegevustest. Võta ette midagi, mida oled tahtnud ammu teha, suhtle kolleegidega, ürita ennast rahulikult töökeskkonda sisse elada. Kasuta esimesi päevi pigem planeerimiseks kuivõrd kriiside lahendamiseks. Nii kestab puhkuse positiivne mõju kauem ja tööalane stress ei hakka kohe kummitama.

Järjest suurem probleem on tööle saabujale lugemata e-kirjade hulk. On neid siis sadu või tuhandeid – kõik tuleb läbi töötada ja see võtab aega. Järgnevalt pakun välja mõned näpunäited, kuidas seda kõige efektiivsemalt teha.

  1. Alusta lugemist ajaliselt viimastest kirjadest! Tihti tehakse viga, et alustatakse sealt, kus puhkuse tõttu asjad pooleli jäid. Ei, parem on lugeda värskemaid kirju ja liikuda vaikselt kaugemale. Miks? Seepärast, et värskemad kirjad viivad sind tööga kiiremini kurssi ja paljud probleemid (mis on näiteks 3 nädalat vanades kirjades), on hilisemates kirjades juba lahendatud. Seega tasub lugeda värskemaid, et varasemateni jõudes need lugemata kiiresti kustutada.
  2. Kasuta sorteerimist, et vajadusel kustutada korraga rohkem kirju. Kui oled jõudnud kirjani, mille saatja sulle huvi ei paku, siis sorteeri kõik e-kirjad kohe saatja järgi ja kustuta kõik sama saatja kirjad maha. See ei pea olema konkreetne isik – tavaliselt on tegemist mingi mailirobotiga või spämmiga. Analoogselt toimi ühesuguste pealkirjade puhul. Niipea kui leiad esimese, sorteeri kõik pealkirjade järgi ja vajadusel saad kustutada kõik sama pealkirjaga e-kirjad. Või lugeda nad järjest läbi. Igal juhul hoiad ühesuguste teemadega tegeledes kokku aega.
  3. Tee endale ajutine kataloog, kuhu tõstad kõik puhkuse ajal saabunud kirjad!. Tavaliselt võtab töö meid vastu kiirete aktuaalsete probleemidega ja polegi aega nende sadade puhkuse ajal saabunud e-kirjadega tegeleda. Ühelt poolt ei saa neid kohe ka ära kustutada ja teisalt on nad sissetulevate kirjade kataloogis jalus ees. Mõned kirjad võivad niimoodi mitmeks kuuks rippuma jääda. Lahendus on eraldi kataloog – tekita ajutine kataloog näiteks nimega „puhkuse kirjad“ ja liiguta KÕIK puhkuse ajal tulnud kirjad sinna kataloogi. Nüüd on sissetulevate kirjade kaust puhas, saad tegeleda aktiivsete asjadega. Samas kui on aega, siis saab minna ajutisse kausta ja lahendada puhkuseaegseid e-kirju. Ning kui on vaja kiiresti mõni neist kirjadest üles leida – ajutisest kataloogist on lihtne otsida. Mõne aja pärast on loodetavasti kogu kataloogi sisu lahendatud ja võid ajutise kataloogi lihtsalt ära kustuda või jätta järgmist puhkust ootama.

Muide – viimast eraldi kausta soovitust saavad ka need kasutada, kellel puhkuse ajal on hakanud laud paberitest üle ääre ajama. Väga raske on efektiivselt paberikuhjade seas töötada. Parem leia endale kast, kuhu tõsta kogu puhkuse ajal tekkinud korrespondents ja siis lahendad neid vastavalt võimalusele tunduvalt efektiivsemal moel.

Sarnased artiklid