Telefoni ja silmast-silma vestlus tekitab üsna palju müra, mis võib segada teisi töötajaid. Loomulikult ei asenda sõnumid otsest suhtlemist, kuid teatud tüüpi info edastamisel (koosolekuaegade kokkulepped, kiired infosõnumid, kiired küsimused-vastused) on nad efektiivsemad kui otsene kõne. Pealegi saab kolleegilt küsimuse küsimisel teha seda ilma enda ja kolleegi tööd katkestamata, ilma jalutuskäiguta kontori või hoone teise tiiba ja ilma potentsiaalsete vahelesegajateta. Mitmed suured ettevõtted on MSN-i kasutamist julgustanud just avatud kontoris segava  taustavestluse helirisustuse vähendamiseks. Kuna me teame, et katkestuste keskkonnas on töötaja kontsentratsioon ja töövõime häiritud, on arusaadav, miks suuremad organisatsioonid soodustavad suhtlustarkvara kasutamist töö efektiivsuse tõstmiseks.

Suhtlustarkvara kasutamisel on mitmeid eeliseid. Sõnumit on lihtne saata, samuti näed kas saaja on arvuti taga või mitte, on ta hõivatud või mitte. Suhtlustarkvara ei nõua vahetut vastamist, lugeda ja vastata võid siis, kui selleks aega on – seega on ta vähem segav kui telefon. Vajadusel saab aga suhelda korraga mitme inimesega reaalajas – e-kiri seda ei võimalda.

Analoogselt e-kirjadele, tuleks ka suhtlustarkvarale leppida kokku ühised reeglid – netikett. Kas, millal ja kuidas tarkvara kasutatakse? Millal tohib suhelda tööväliste inimestega, kui kiiresti tuleb sõnumitele vastata, kas konfidentsiaalset info tohib edastada, jne – kõik olulised kokkulepped, mis ühes hästi toimivas organisatsioonis võiksid olla läbi mõeldud. Ka hea abivahend võib muutuda spämmiks, kui seda valesti kasutada. Ometi on suhtlustarkvaras peidus lisaväärtust, mida tänapäeva kiires keskkonnas oleks mõistlik enda hüvanguks tööle panna.