Paljud ilmselt mäletavad veel Microsoft Office keskkonnas tegutsenud kirjaklambrit, millel oli komme kõige ebasobivamal hetkel välja hüpata ja öelda midagi sellist nagu: „Tundub, et sa kirjutad kirja – kas ma saan sind aidata?“ Hoolimata Microsofti pingutustest ei hakanud kasutajad klambrimehikest kunagi armastama. Ben Shneidermani, Maryland-i ülikooli arvutiteadlase sõnul vähendas just klambri ootamatu ilmumine kasutaja kontrolli poolelioleva töö üle ja ajakadu oli märkmisväärne. Kirjaklambrist arvutis oleme küll lahti, aga ootamatuid katkestajaid on veel küll ja küll ning nende võimu meie üle tuleb kärpida.

Üks sagedasemaid katkestajaid on e-kirja programmides esilehüppav aknake, mis teavitab meid uue kirja saabumisest. Tavaliselt aga ei ole e-kirjad ülikiired ja seetõttu pole mingit põhjust saabunud kirja kohe lugema minna. Vastavalt oma töökorraldusele võib lugeda e-kirju iga 10 minuti, iga 3 minuti või iga 30 minuti järel ja midagi hullu ei juhtu. Seega tuleks lülitada välja uue e-kirja teavitus, et väljahüppavad aknakesed meie tähelepanu ei häiriks.

Vahemärkusena olgu öeldud, et iga selline visuaalne katkestus langetab meie kontsentratsiooni ja pooleliolev töö võtab lihtsalt lõpetamiseks rohkem aega. Lisaks suureneb vigade arv. Erinevate uuringute hinnangutel võtab peale katkestust endise kontsentratsiooni saavutamine 15-20 minutit. Ja niimoodi iga esilehüppava aknaga!

Teine tüüpiline katkestuste probleem tuleb suhtlusprogrammide (Skype, MSN) tõttu. Nimelt on vaikimisi need programmid paigaldatud selliselt, et kõikide võrku saabuvate või sealt lahkuvate sõprade kohta tuleb väike sõnum ekraanile ja kostub kõll. Niimoodi on võimalik endale päevas paarsada visuaalset tähelapanu katkestust tekitada! Selline teavitamine oli oluline suhtlusprogrammide algusaastateil, kus sõpru oli nimekirjas 10 ja nendega suhtlemine oodatud tegevus. Täna on sõpru aga kordades rohkem ja tänu sülearvutitega erinevate wifi-võrkude vahel liikumisele tuleb neid „sisse-välja“ logimise teavitusi lihtsalt liiga palju. Enda säästmise nimel tasub tüütust teavitamisest lihtsalt loobuda.

Arvutist väljaspool on heaks katkestajaks sõbralik kolleeg, kes „üheks minutiks“ korraks meie töölaua juurest läbi astub. Tulemuseks on jällegi töö katkestamine. Mõnede uuringute hinnangul jäävad ühel korral neljast pooleliolevad tööd tänu katkestamisele samal päeval üldse tegemata. Mida siis kolleegidega ette võtta? Ära saata pole ka enam mõtet kui katkestus on juba toimunud. Parem soovitus on kasutada „HÕIVATUD“  või „ÄRA SEGA“ silti oma töölaual, mille järgi kolleegid saavad orienteeruda.

Siinkohal on oluline kasutada sellist silti ainult väikesel osal päevast – maksimum 30 minutit kuni tund. Miks? Sest kui silt on pidevalt töölaual, ei võta seda keegi enam tõsiselt. Kui aga pigem ootamatu erandina, siis võib see mõned katkestused ära hoida. Tegelikult veelgi parem oleks kirjutada näiteks „HÕIVATUD KUNI 14:30“, mis võimaldab kolleegil teha otsus, et kas ta saab oma murega nii kaua oodata või mitte.

Suurepärane katkestaja on loomulikult telefon – eriti just mobilltelefon, kuna see on meiega kaasas koosolekutel, lõunalauas ja isegi WCs. Varasemad ajajuhtimise teoreetikud soovitasid siinkohal telefoni välja lülitada. Aastatepikkune kogemus eestlaste koolitamisel ütleb pigem, et telefoni välja lülitamine on erand. Küll aga soovitan kasutada hääletut režiimi. Koosolekul või kohtumisel või mõne olulist tähelepanu nõudva töö tegemisel (kui tõesti ei taha telefoni välja lülitada) võib telefon ka hääletul režiimil olla. Koosolekul pole niikuinii viisakas kõnet vastu võtta. Hiljem on võimalik näha, kes helistas ja vastavalt võimalusele tagasi helistada. Kõige mõttetum on hoida telefon sees ja kõne saabumisel kõne kinni vajutada. Sellisel puhul helistaja jääb nagunii pika ninaga, küll aga on toimunud katkestus, millel ei ole mingit positiivset väärtust.

Ardo Reinsalu peab ka ajajuhtimise veebi ajajuhtimine.ee