E-kirjade uputus on võtnud üüratud mõõtmed – kadunud on ajad, kus saime ühe või paar kirja päevas. Nüüd tuleb neid kümnete ja mõnedel isegi sadade kaupa. Kuidas oleks mõistlik e-mailidega ümber käia nii, et kõik saaks tehtud ja midagi ära ei ununeks?

Üks suurimaid probleeme on harjumus lugeda e-maili hetkel, mil ta meie sissetulevate e-mailide kataloogi potsatab. Vastav programm teavitab meid sellest tavaliselt mingi väljahüppava aknakesega. Taolise lugemisharjumuse puhul on halb see, et sissetulev kiri katkestab meie muu töö. Isegi kui me seda kohe lugema ei lähe, on väljahüppav aknake katkestanud keskendumise ja töö efektiivsus langeb. Igati mõistlik on e-kirja programmides need ilmuvad aknakesed ära keelata. Loe pigem e-maile siis, kui sulle endale sobib. Mõistlik oleks seda teha peale eelneva töö lõpetamist. Kas teed seda iga 30 minuti järelt või iga 3 minuti järelt – see sõltub töö spetsiifikast ja harjumustest. On aga kindel, et kui lähed omal initsiatiivil uusi e-maile vaatama, siis kontrollid sina neid, mitte nemad sind. Pane ka tähele, et ühesuguste tegevuste (ehk antud juhul kirjade lugemine) koos tegemine võtab vähem aega kui igaühega eraldi tegelemine.

Teine halb harjumus on e-mailidega mitu korda tegeleda. Näiteks avad uue e-maili, loed selle läbi ja otsustad hiljem vastata. Hea õnne korral tõesti kunagi jõuad selle juurde tagasi, avad ja loed uuesti e-maili ja vastad. Tunduvalt mõistlikum on lugeda e-maili ainult üks kord. Selleks tuleb tekitada endale rutiin, et vastad e-mailile (või kustutad) kohe, kui oled selle läbi lugenud. Eriti kehtib reegel olukordades, kus e-mailile on võimalik vastata vähem kui kahe minutiga. Isegi e-mailidega, mis ei tundu hetkel prioriteetsed, aga saaksid kohe ära teha – siis teegi kohe, sest hilisemaks planeerimine ja kunagi tagasi tulemine võtab kokkuvõttes rohkem aega. Muide, ka e-mailidele, millega tegelemiseks on vaja rohkem tööd, tasub kiiresti vastata näiteks, et "sain kirja kätte, vastan ülehomseks!". Nii ei tule ehk kolleeg paari tunni pärast segama küsimusega, et "kas said minu kirja juba kätte?".

E-mailid saavad laekuda meie sissetulevate kirjade kataloogi (Inbox) või filtreeritakse kohe vastavalt saatjale või teemale kuhugi teise kataloogi. Automaatsel filtreerimisel on mõned miinused. Jah, spämmi jaoks toimib see hästi. Erinevate tööülesannete puhul aga mitte. Nimelt kipuvad teistes kataloogides lebavad e-mailid meil lihtsalt meelest ära minema. Isegi kui näeme seal lugemata e-mailide arvu, on meil vaja kataloogi siseneda, et tegelikke kirju lugeda. See oleks umbes sama, kui mul oleks erinevates tubades töölauad ja päeva jooksul käin iga laua taga mitu korda vaatamas, et mis parasjagu pooleli on. Soovitan hoida kõik uued ja pooleliolevad e-mailid (kirjad, mis vajavad veel sinu panust) Inboxis. Siis on nad silme all ja tuletavad ennast ise meelde. Muidugi ei tohi selliste kirjade arv minna väga suureks. Katalooge on aga vaja arhiveerimiseks. Inboxis olevad e-mailid aga tuletavad meelde tegemata asju.

Ent mida teha siis kui kirjakastis on sadu või tuhandeid vanu kirju? Inimesed on kurtnud, et sooviks oma kirjakasti jälle korda saada ja hoida seal ainult aktuaalseid 20-50 e-maili, aga kunagi pole aega, et seda tuhandet seisvat kirja läbi töötada. Kustutada ju ei raatsi, sest äkki läheb ikkagi midagi vaja? Siinkohal soovitan tekitada endale üks uus kataloog nimega „VANA INBOX“ ja kopeerida sinna korraga kõik Inboxis olevad e-mailid, välja arvatud ehk 20 uuemat. Sellega oled hoobilt vabastanud Inboxi sissetulevateks kirjadeks ning seda on lihtsam edaspidi korras hoida. Uuest kataloogist aga leiad vajadusel oma vanad kirjad üles. Jah, nende otsimine ehk rohkem aega, aga paari kuu pärast võid kogu kataloogi juba lõplikult ära kustutada.

Kui sulle see lugu meeldis, siis toeta sõltumatut rohelist meediat   Anneta