Kas mäletate aegu, mil formaalsed ärikirjad pidid olema laitmatult koostatud? Või müügikõnesid, mis juhatati enne asja juurde asumist alati sisse sõbraliku vestlusega? Pole kahtlust, et e-post on märkimisväärselt muutnud meie suhtlusmaneere ning ärilisest seisukohast mitte just alati paremuse poole.

Alati polegi oluline, mida ütelda, vaid kuidas ütleda

Kujutlege mõnd tavapärast meilisuhtlusstsenaariumi, mis teie ettevõttes iga päev aset leiavad.

Potentsiaalne klient leiab teie veebisaidilt midagi huvitavat ning saadab teile lisateabe saamiseks e-kirja. Soovides mitte ükskõikset muljet jätta, kirjutate kiiresti vastuse ja klõpsate saatmisnuppu. Kas pisut rohke aega kulutades oleksite ehk parema mulje jätnud? Kaaluge näiteks järgmist.

• Kas pöördusite kliendi poole nimeliselt ja kasutasite sobivat tervitust?
• Kas lugesite e-kirja enne saatmist vigade parandamiseks läbi?
• Kas kasutasite õigekirjakontrolli?
• Kas e-kirja toon oli sõbralik ja abivalmis?
• Kas julgustasite klienti ka edaspidi teie poole pöörduma?

Olete saatmas oma müügikontaktidele värskendatud hinnakirja. Olete kindel, et see on kõigile huvipakkuv ning koostate seega aega ja vaeva kokku hoides ühe suure masspostituse. Kuid kas olete kaalunud võimalust, et isiklikum lähenemine võiks paremaid tulemusi anda? Seega kerkivad esile järgmised küsimused.

• Kas mainisite, et küsimuste tekkimisel pöördute klientide poole telefoni teel, andes endale võimaluse luua kontakt isiklikumal tasemel?
• Kas saatsite hinnakirja manusena või e-kirja sees?
• Kas saatsite hinnakirja html-vormingu asemel tavatekstina?
• Kas teemareal olev tekst oli üheselt mõistetav ja asjakohane?
• Kas kasutasite enne saatmisnupu klõpsamist õigekirjakontrolli?

Kahjuks jääb meilisuhtluses sageli vajaka pigem just stiilist kui sisust. Teie saadetav sõnum võib sisaldada adressaadile olulist teavet, kuid see võib muude probleemide taha varju jääda.

Vead meilisuhtluses, millest tuleks hoiduda

Headest tavadest kinnipidamine on oluline nii e-kirjade saatmisel kui ka telefoni teel rääkides või silmast silma müügivestlust pidades. E-post ei pruugi küll nõuda samasid tavasid, kuid suhtluse eesmärk jääb siiski samaks.

Erinevus e-kirjade puhul seisneb selles, et te pole kohal, kui adressaat teie sõnumit loeb ning seega ei saa te tema reaktsioonist sellist pilti nagu telefonis vesteldes või isiklikult suheldes. Pärast saatmisnupu klõpsamist ei saa te enam oma kommentaare kohendada. Seega peate andma endast parima juba esimesel katsel. Vastasel juhul riskite oma klientide võõrandumise ja ärisuhete katkemisega.

Järgnevalt mõned meilisuhtluse juhised

• Suheldes kellegagi, keda te ei tunne, vaid põgusalt teate, kasutage mõnevõrra formaalsemat tooni, mille hulka kuulub asjakohane tervitus ning nimelise pöördumise kasutamine.
  
• Kasutage selgesõnalist teemarida, mis annab võimalikult täpselt edasi teie e-kirja mõtte.
• Öelge, mis teil on öelda, kuid proovige teha seda lühidalt.
• Kasutage hõlpsalt loetavat fonti ja fondisuurust (teatud uuringud on näidanud, et 10-punktine Verdana või Arial on veebitingimustes kõige paremini loetavad). Vältige ärisuhtluses rikkalike dekoratiivelementide kasutamist.
• Viiruste levitamise riski vähendamiseks saatke tavatekstiga e-kirju ning ärge kunagi saatke meilimanuseid, kui te pole selleks eelnevalt luba küsinud. Samuti on oluline oma viirusetõrjetarkvara regulaarselt värskendada.
• Kasutage meilisignatuuri vCardi, mis sisaldab täieliku kontaktteavet (sh telefoninumbrit ja teie ettevõtte nime).
• Kasutage alati õigekirjakontrolli ja lugege oma sõnum grammatikavigade või muude probleemide vältimiseks enne saatmist alati läbi.
• Vältige nalju, pealiskaudseid märkusi või slängi, mida võiks valesti tõlgendada.
• Saades e-kirja mis tahes legitiimselt saatjalt (vastandina rämpspostisaatjale), andke kirja kättesaamisest alati 24 tunni jooksul teada. Seda isegi juhul, kui teil pole võimalik kohe põhjalikumalt vastata.
• Kui te ei saa oma e-kirju lugeda enam kui 24 tunni jooksul, kasutage kontorist väljas viibimise automaatset vastust

Enamasti on meilisuhtluse etikett kaine mõistusega tuletatav. Teate ju, kuidas tuleb suhelda klientidega silmast silma kohtudes või telefoni teel vesteldes.

Kui sulle see lugu meeldis, siis toeta sõltumatut rohelist meediat   Anneta