Alles mõned aastad tagasi ei olnud suhtlustarkvara tulevik sugugi roosiline. Paljud suurfirmad sulgesid kontorites ligipääsu Skype-ile või MSN-ile, et töötajad ei tegeleks „muude asjadega“ ja ei toimuks töövälist suhtlust. Sellist lähenemist leiab, muide, ka veel tänasel Eesti kontorimaastikul.

Õnneks on enamus ettevõtteid saanud aru suhtlustarkvara potentsiaalist kontorisuhtluse parendamisel. Hoopis üllatavam on aga üks peamine põhjus, miks just avatud kontoritega suurfirmad täna aktiivselt suhtlustarkvara kasutamist propageerivad – selleks on müra vähenemine! Nimelt toimub avatud kontoris palju kiiret sõnumite vahetamist, milleks keegi hüüab midagi kolleegile teise laua ääres või kõnnib kolmanda kolleegi juurde ühelauselise info edastamiseks. Selge, et selline lähemine tekitab müra ja katkestusi. Siinkohal tulebki appi suhtlustarkvara, millega on võimalik sõnumeid edastada ilma ümbritsevaid kolleege segamata – lisaks jääb konkreetne jälg edastatud teabest. 

Suhtlustarkvara aga ei tähenda seda, et saadud sõnumitele peab koheselt vastama! Koheselt vastatakse ikkagi telefonile. Skype-iga edastatud sõnumid jõuavad küll kiiresti kohale, aga ei nõua kiiret reageerimist. Paljud kasutajad kahjuks sellega ei arvesta ja seetõttu saadavad nad kiirelt veel paar-kolm sõnumit järgi, et „stimuleerida“ kiiret vastust. Selline spämm ei ole eriti viisakas ega mõistlik.

Üldse tasub ka sõnumi saatmisel pidada meeles, et katkestuste hulk tuleb viia miinimumini. Tavaliselt näeme eraldi sõnumeid nagu „Tere“ ja siis „Kas saad hetkel rääkida?“ ja siis veel midagi. Õigem oleks aga kogu oma oluline teave võtta ühte lausesse kokku – näiteks „Tere! Soovin sinuga komandeeringuaruandest vestleda – millal sulle sobiks?“ Viimases näites on sõnumi saajale ühe korraga antud otsustamiseks kogu info. Nüüd on ainult tema enda asi kas ja millal ta on valmis sellega tegelema.

Suhtlustarkvara võimaldab kasutada hulgaliselt emotikone – ehk siis naerunägusid ja teisi märke, mis aitavad edastada saatja emotsioone. Esmapilgul tundub see pigem lapsemäng ja mitte tõsine suhtlus, kuid see pole päris tõsi. Nimelt on ainult verbaalne suhtlemine (ehk siis tekst, sõnad) väga kehv sõnumi edastamise vahend, eriti emotsionaalsete teemade osas. Kuue-seitsme sõnaga on keeruline anda edasi nalju, kurbust, rõõmu ja muid meeleolusid. Seega kasutagem lisaks emotikone, mis oluliselt täiendavad paarisõnaliste sõnumite sisu ning vähendavad probleeme valesti mõistetud tekstidest.

Minu arvates üks olulisemid suhtlustarkvara funktsioone (lisaks sõnumite saatmisele, muidugi) on olekute määramine. Kas ma olen „sees“, „eemal“, „hõivatud“, „väljas“ – need kõik on olulised märgid, mille eesmärk on koordineerida inimestevahelist suhtlemist. Kui see oleks minu teha, siis oleksid kõikidel kontoritöötajatel laua peal või otsa sees pidevalt sarnased sildid – „ära sega mind kuni kella poole kolmeni“ või „hõivatud kuni 15:00“. Enamus kolleegide poolt tekitatavaid katkestusi ja segamisi ei teki mitte nende pahatahtlikkusest, vaid sellest, et nad ei tea, kas sa oled hõivatud või mitte. Seega pakkudes hõivatuse kohta kohest infot, saavad teised teha nüüd otsuse, et kas nende teema kannatab oodata või mitte. Nii on võimalik vältida 80% kolleegidepoolseid katkestusi.

Küll aga on siin üks oluline „konks“. Nimelt ei tohi kasutada „hõivatud“ olekuid rohkem kui hädapärast vaja – ütleme nii 30-60 minutit päevas. Miks? Sest nagu ikka, inimene harjub kõigega ja kui sul on pidevalt silt „hõivatud“, siis ei võta keegi seda enam tõsiselt. Just aeg-ajalt ja harva esinev olek on see, mis teiste tähelepanu äratab ja tekitab tunde, et praegu on ilmselt tema aeg tavapärasest kiirem. Kahjuks on siiani palju suhtlustarkvara kasutajaid, kelle oleks on „hõivatud“ 100% ajast ja sellel ei ole küll sõnumisaatjatele mitte mingisugust efekti.