„Getting Things Done“, Pareto-printsiip, Eisenhower’i meetod: ajaplaneerimise meetodid annavad hindamatuid nõuandeid paremaks toimetulekuks töise argipäevaga. Siinkohal ülevaade olulisematest ja tuntumatest meetoditest.

Getting Things Done – Ameerika päritolu klassika

Üks ajaplaneerimise meetodeid on nn. Getting Things Done (GTD) ja selle loojaks on ameeriklane David Allen. Getting Things Done baseerub ideel, et sa kirjutad kõik tegemist vajavad ülesanded ja kohustused endale üles – eesmärgiga, et saad need seeläbi oma peast välja lülitada, mis omakorda võimaldab süveneda parajagu pooleliolevasse töösse ja seda ilma liigsete „segajateta“.

Kõik vajalikud tegemised – ei ole vahet, kas tööalased või eraelulised – märgitakse üles kindla temaatika alla kuuluvasse nimekirja. Need teemadesse kategoriseeritud ülesanded – olgu siis kiireloomulised või mitte – paigutatakse ja korrastatakse vastavalt asukohale, kus neid tuleb lahendada, nt. telefon, sülearvuti jne. Neid märkmeid tuleb inimesel seejärel regulaarselt üle vaadata.

David Allen’i sõnul koosneb igapäevane elu sisemistest kohustustest, mida me pidevalt tunnetame. D. Allen nimetab neid kohustusi „lahtisteks otsadeks“. Kõik, mis tõmbab meie tähelepanu, kuna me ei ole seda veel lahendanud ja „ära teinud“, on nn. lahtised otsad. Seega siis näiteks iga lugemata e-kiri meie postkastis, mis omakorda sisaldab järjekordset veel tegemata ülesannet kuulub lahtiste otsade alla. Seetõttu soovitab Allen kõik kohustused ära märgistada, kokku koguda ning seejärel otsustada, milliseid samme tuleb astuda.

Teine oluline printsiip GTD juures: kõiki asju, nagu ülesandeid või olemasolevat informatsiooni, analüüsitakse vastavalt sellele, mis nendega ette võtta tuleb. Teinud seda, tuleb määratleda järgmine, eelmisest toimingust järelduv etapp või uus toiming. Kõik, mille tegemiseks ei kulu rohkem kui kaks minutit, tuleks teha kohe, rõhutab meetodi autor.

Mõtestamine ja isiklik kontseptsioon

Olemas on ka teisi lähenemisi ajaplaneerimisele. Lothar Seiwert, Saksamaa tuntuim ajaplaneerimise teema arvamusliider, juhib tähelepanu isikliku kontseptsiooni olemasolu vajalikkusele. Ta ajendab inimesi mõtestama ja arendama laiemalt oma elu eesmärke. Seejuures mängib olulist rolli ka küsimus, mis on see, mida inimene oma elu lõpusirgel tagasi vaadetes näha soovib. Kui isiklik elukontseptsioon on määratletud, on järgmiseks sammuks panna paika erinevad rollid oma elus, nt. ametikoht, abikaasaks olemise roll, kuuluvus ühingutesse jne. ning määrata prioriteedid. Järgmiste sammudena pannakse paika juba aastaeesmärgid, aga ka kitsamalt nädala-ja päevaeesmärgid. Seiwert on tutvustanud Saksamaal paljusid ka teisi ajaplaneerimismeetodeid.

Pareto-printsiip ja d Eisenhower’i meetod

Kui Getting Things Done on üks kompleksne süsteem, siis paljud eksperdid on loonud ka ajaplaneerimise süsteeme, mis koosnevad paljudest erinevatest meetoditest. Üks sellistest on näiteks nn. Pareto-printsiip, mis on saanud oma nime Vilfredo Frederico Pareto järgi. See printsiip lähtub seisukohast, et 80 % tööst tehakse ära 20 % aja jooksul, ülejäänud 20 % tööst aga nõuavad endale kogu järgijäänud 80 % ajast. See teadmine võib meid aidata töö planeerimisel ja seada vajalikud piirid isiklikule perfektsionismile.

Nn. Eisenhower’i meetodi rajas Ameerika Ühendriikide president Dwight D. Eisenhower ja see lähtub ülesannete prioriseerimisest. Selle järgi jagatakse kõik ülesanded tähtsateks/vähem tähtsateks ja kiireloomulisteks/ mitte-kiireloomulisteks. Ülesanded, mis on ühteaegu tähtsad ja kiireloomulised paigutuvad esimesse kategooriasse ja nendega peab tegelema koheselt. Vastupidiselt töödega, mis on klassifitseeritud kui ebaolulised ja mitte-kiireloomulised, ei tegeleta esialgu üldse.

ABC- analüüs ja ALPEN-meetod

Sarnane eelnevale meetodile, mis lähtub ülesannete tähtsusest, on nn. ABC-analüüs. See jagab ülesanded vastavalt A, B ja C kategooriasse: A-kategooriasse määratakse kõrge prioriteediga tööd, B-kategooriasse keskmise tähtsusega ja C-kategooriasse vähese tähtsusega tööd.

ALPEN-meetod aitab prioriteete kanda üle konkreetsetesse päevaplaanidesse. ALPEN-meetodi kasutamisel lähtutakse plaani koostamisel viiest elemendist. Punkt „K“ (KIRJUTA) tähendab ülesannete kirjalikku fikseerimist. Järgmise punktina „A“ (AJAMAHT) hinnatakse orienteeruvalt ülesannete lahendamiseks vajalikku aega. Sellele järgnevas punktis „P“ (PUHVER) määratakse ajaline puhver. Punktis „O“ (OTSUSED) võetakse vastu otsused, näiteks prioriteetide määramise või ülesannete delegeerimise näol. Viimane punkt „J“ (JÄRELKONTROLL) tähendab ülesannetele lahendamisele järgnevat järelkontrolli.

„Vaikne tund“

Teine plaanikoostamisest lähtuv meetod on nn. „vaikne tund“. Selle meetodi kohaselt tuleks nädalas reserveerida üks tund kõige tähtsamate ülesannete tarbeks ja selle ajal tuleks oma töökabineti uks hoida suletud kõikidele kolleegidele ja samuti tuleks ignoreerida selle aja jooksul kõiki Inbox’i saabuvaid e-kirju.

Lõpetuseks

Ka lihtne kirjaliku plaani koostamine on meetod, mille abil saab oma ajakasutust kontrollida. Abiks on nn. To-Do-List’ide ja Checklist’ide koostamine. Nendesse listidesse tuleks märkida kõik vajalikud ülesanded ja peale nende lahendamist tuleks nad listist lihtsalt maha kriipsutada.

Mõned ajaplaneerimise meetodite koolitajad soovitavad kasutada ajaliselt kriitiliste ülesannete lahendamisel delegeerimist. Ülesandeid, mida teised inimesed oskavad ja saavad efektiivsemalt lahendada kui teie, tulekski neile usaldada.

Ülesannete ajaliseks planeerimiseks on kõigele ülalnimetatud meetoditele lisaks veel arvukalt erinevaid traditsioonilisi kalendreid, nii paberkandjal kui ka elektrooniliselt, nii päeva-, kuu- kui ka aastatelõikes. Neid tuleks õppida kasutama omale kõige sobivamal ja kasutoovamal moel.

Allikas: www.monster.de

Kui sulle see lugu meeldis, siis toeta sõltumatut rohelist meediat   Anneta